Презентация на тему «Кадровая служба и управление кадровыми документами»

Слайд 1

Кадровая служба и управление кадровыми документами

Презентация

Слайд 2

Введение в тему

Добрый день, уважаемые преподаватели и члены комиссии! Я студентка учебной группы 1-319Д, Воронова Алина Сергеевна. Тема моей курсовой работы: «Кадровое делопроизводство в организации».

Слайд 3

Проблема и цель

Проблема моей курсовой работы заключается в том, что без правильно оформленных кадровых документов невозможно осуществить ни одну кадровую операцию, а ошибки в них влекут за собой штрафы и судебные разбирательства. Объектом работы является кадровое делопроизводство организации. Предметом - функционал и нормативно-правовая база кадровых служб. Цель работы - проанализировать ключевые направления деятельности кадровой службы и основные виды документации. Задачи вы можете видеть на слайде. Актуальность тоже на слайде

Слайд 4

Нормативная база

Кадровая служба - это отдел в организации, который занимается управлением персоналом. Работа кадровой службы регламентируется тремя ступенями нормативно-правовых документов.

Первая ступень - это главные законы страны, такие как Конституция РФ, Трудовой кодекс, Федеральный закон «О персональных данных» и Закон «Об архивном деле».

Вторая ступень включает документы, устанавливающие требования к оформлению: это ГОСТ Р 7.0.97-2025, Постановление Госкомстата № 1 и Приказ Минтруда № 320н о трудовых книжках.

Третья ступень - это локальные нормативные акты самой организации.

Слайд 5

Задачи кадровой службы

Кадровая служба организует весь цикл работы с персоналом — от подбора сотрудников до оформления увольнения и хранения документов. Ее основные задачи включают ведение личных дел, оформление приказов, учет рабочего времени, подготовку отчетности и контроль соблюдения трудового законодательства. Не менее важно своевременно обновлять сведения о работниках и обеспечивать сохранность кадровой документации.

Слайд 6

Этапы работы

Сначала формируется потребность в персонале, затем идет подбор, оформление приема, сопровождение трудовых отношений и архивное хранение документов. После этого проводится контроль кадровых данных, подготовка отчетности и анализ кадрового состава. Такая последовательность позволяет выстроить работу службы без потерь информации и нарушений сроков.

Слайд 7

Структура положения

Положение о кадровой службе — это основной внутренний документ, который определяет место службы в организации, ее функции, права, обязанности и порядок взаимодействия с другими подразделениями. В нем обычно закрепляют состав работников службы, подчиненность, ответственность и правила документооборота. Такой документ помогает единообразно организовать кадровую работу и избежать разночтений в обязанностях сотрудников.

Слайд 8

Численность службы

Определение численности работников кадровой службы проводится по нормативам, которые учитывают количество сотрудников, объем документооборота и сложность кадровых процессов. При расчете обычно используют нормы времени на отдельные операции, а также показатели нагрузки на одного специалиста. Это позволяет обосновать штат службы и не допустить перегрузки кадровиков.

Слайд 9

Должностная инструкция

Должностная инструкция фиксирует круг обязанностей, права и ответственность конкретного специалиста кадровой службы. Этот документ нужен для четкого распределения функций, особенно когда в организации несколько кадровых работников и часть процессов ведется в электронном виде. Инструкция, оформленная по требованиям к деловым документам, помогает избежать споров о том, кто и за что отвечает.

Слайд 10

Электронный документооборот

Современные кадровые процессы все чаще переводят в электронный формат, поэтому организации внедряют системы электронного кадрового документооборота. Такие решения упрощают согласование документов, ускоряют обмен сведениями и снижают риск потери бумажных экземпляров. Их внедрение особенно важно для компаний с большим штатом и разветвленной структурой, где кадровый поток очень велик.

Слайд 11

Кадровые документы

Кадровые документы делятся на несколько групп: организационные, распорядительные, учетные и документы по личному составу. В каждой группе есть свои примеры, например штатное расписание, приказы, личные карточки, трудовые договоры и табели учета рабочего времени. Такая классификация помогает быстрее ориентироваться в потоке документов и правильно выбирать порядок их оформления и хранения.

Слайд 12

Унифицированные формы

Для основных кадровых документов долго использовались унифицированные формы, и многие из них до сих пор остаются удобными в работе. Сейчас их применение не является обязательным, но готовые бланки по-прежнему востребованы, потому что они упрощают оформление и уменьшают риск ошибок. На практике часто используют формы для приема на работу, перевода, увольнения и учета отпусков.

Слайд 13

Сроки хранения

Особое внимание следует уделять хранению кадровых документов, поскольку по перечню Росархива для разных видов бумаг установлены разные сроки, от трех до пятидесяти и семидесяти пяти лет. Важно следить не только за сроками, но и за доступом к документам, потому что в них содержится большой объем персональных данных работников. Нарушение правил хранения может привести к утрате сведений, претензиям со стороны проверяющих органов и рискам для самой организации.

Слайд 14

Заключение

Кадровая служба обеспечивает законность и порядок во всех этапах работы с персоналом, начиная с приема на работу и заканчивая архивным хранением документов. Ее эффективность зависит от четкой нормативной базы, правильно выстроенной структуры и грамотного распределения обязанностей между сотрудниками. Соблюдение правил оформления, использования электронных систем и сроков хранения делает кадровую работу надежной и безопасной.