Презентация на тему «Организация работы секретаря генерального директора»

Слайд 1

Организация работы секретаря генерального директора

Презентация

Слайд 2

Квалификационный уровень

**Основные характеристики:**

Относится к категории **специалистов**.

Назначается, переводится и освобождается от должности **приказом генерального директора**.

Подчиняется **непосредственно руководителю предприятия** — генеральному директору.

На время отсутствия обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке; он приобретает соответствующие права и несёт ответственность за исполнение обязанностей.

**Требования к образованию:**

высшее профессиональное образование — **бакалавриат** без предъявления требований к стажу работы;

**или** среднее профессиональное образование и не менее **двух лет** выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя предприятия.

Слайд 3

Назначение должности

**Основное назначение:**

организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора;

совершенствование документационного обеспечения управления на предприятии;

обеспечение эффективной работы приёмной и кабинета руководителя;

связующее звено между руководителем, структурными подразделениями, филиалами, работниками и внешними организациями.

**Ключевые задачи:**

помощь руководителю в планировании рабочего времени;

организация телефонных переговоров, приёма посетителей, командировок и конферентных мероприятий;

документационное сопровождение управленческой деятельности;

контроль исполнения поручений и решений руководителя;

организация хранения документов и передача дел в архив.

Слайд 4

Нормативная база

В своей деятельности секретарь руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, национальными стандартами по оформлению и управлению документами, нормативными и методическими документами РФ по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом общества, приказами руководителя, инструкцией по делопроизводству предприятия, настоящей должностной инструкцией

Слайд 5

Локальные акты

Устав ЗАОр (НП) «Роспечать» Белгородской области.

Правила внутреннего трудового распорядка предприятия.

Приказы и распоряжения генерального директора.

Инструкция по делопроизводству предприятия.

Должностная инструкция секретаря генерального директора.

Положения, инструкции и иные внутренние нормативные документы предприятия.

Номенклатура дел предприятия.

Слайд 6

Прием документов

**1. Организационно-техническое обеспечение:**

поддержание функционального рабочего пространства приёмной и кабинета генерального директора;

обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями и оргтехникой;

организация приёмной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;

своевременное сообщение о неисправностях оргтехники, мебели и оборудования.

**2. Помощь в планировании рабочего времени руководителя:**

согласование временных планов, телефонных переговоров, встреч и мероприятий;

внесение информации в планировщик руководителя;

информирование о регламенте намеченных мероприятий;

вызов работников по поручению руководителя.

**3. Организация телефонных переговоров:**

ведение базы телефонных контактов руководителя;

соединение руководителя с абонентами;

приём, регистрация и распределение звонков;

фиксация информации в отсутствие руководителя и оперативное доведение её до сведения.

**4. Организация командировок:**

подготовка проектов приказа о командировке и служебного задания;

заказ билетов, гостиниц, транспортное обеспечение;

подготовка документов к поездке;

обработка материалов командировки и оформление отчёта.

**5. Организация работы с посетителями:**

личный приём посетителей руководителем;

установление порядка приёма для различных категорий посетителей;

ведение журнала предварительной записи;

Слайд 7

Заключение